Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của một CEO

Sau khi mở bán kết quả tìm hiểu và khảo sát, nhóm tìm hiểu đã hẹn gặp 1 vị CEO đã tham dự tìm hiểu để nắm rõ hơn tình hình thực ở quá trình khảo sát. Những chia sẻ của ông đã cho cái nhìn rõ ràng hơn về cuộc sống của 1 CEO.

Tom Gentile đã có bí kíp 20 năm làm giám đốc điều hành cao cấp ở General Electric (GE) trước khi trở thành CEO của Spirit AeroSystem – 1 doanh nghiệp sản xuất máy bay có giá trị 7 tỉ USD. Sau 7 tháng nhận chức vụ mới, vào năm 2017, ông và trợ lý của mình đã áp dụng theo dõi mhữngh sử dụng thời gian của chính bản thân trong 13 tuần nhằm cung cấp kết quả thực nghiệm cho tìm hiểu về mhữngh sử dụng thời gian của CEO do Harvard Business School (HBS) thực hiện. Sau đó, ông đã thảo luận kết quả của chính chính bản thân mình có những người phụ trách chính của công trình tìm hiểu – Michael Porter và Nitin Nohria. Mới đó, ông Gentile cũng đã chia sẻ có Daniel McGinn của HBR và Sarah Higgins của HBS về những điều ông tự đúc kết được cũng như những thói quen cần được mhữngh tân qua buổi phỏng vấn.

Không nên để việc quản lý thời gian trở thành 1 quá trình lên lịch thụ động.

* Trong những năm đầu của sự nghiệp, ông đã học mhữngh quản lý thời gian của mình như thế nào?

Vào những năm 1990, khi tôi còn ở địa điểm giải đáp viên ở McKinsey, tôi đã cố thử sử dụng lịch FranklinPlanner. Thời đó thì FranklinPlanner khá thủ công và cồng kềnh, cuốn planner đó còn không nhét vừa vào cặp tôi. Sau đó tôi chuyển qua dùng PalmPilot và nâng cấp lên Blackberry. Hiện ở thì tôi đang dùng Outlook. Các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian càng ngày càng được cải tiến đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong việc sắp xếp thời gian của chính bản thân. Nhưng tôi thật sự học được mhữngh quản lý thời gian nhờ những người giải đáp của mình (mentor), đặc thù là trong dao động thời gian làm việc ở General Electric. Tôi quan sát mhữngh mhững sếp quản lý thời gian của họ, nếu mhữngh của họ tốt, tôi sẽ học theo. Tôi đặc thù ấn tượng có ông Dave Nissen, 1 trong những vị sếp của tôi khi đó ở GE Capital Global Consumer Finance. Khối lượng công việc cực lớn nhưng ông vẫn đủ tỉnh táo để xếp thứ tự ưu tiên cho từng việc, kiên quyết bỏ qua những công việc không quan trọng. Ông vẫn về nhà đúng giờ và có đủ thời gian đi nghỉ dưỡng. Ông làm việc cực kì hiệu quả. Đó chính là hình mẫu mà tôi luôn hướng tới.

Bảng tóm tắt báo cáo trong 1 tuần của ông Tom Gentile

Trong 13 tuần, Tom Gentile và trợ lý của mình đã ghi lại mhữngh ông sử dụng thời gian trong 1 ngày bao gồm việc ông gặp ai, ông ở đâu và những việc ông ưu tiên giải quyết. Các bảng dưới đó là thời gian dành cho mhững vận hành chính trong 1 tuần của ông.

Thứ hai

Ông Gentile gặp khách mua và 1 thành viên hội đồng quản trị ở London. Sau đó ông bay đến trụ sở chính ở Kansas. Ông tranh thủ làm việc trong thời gian lưu thông giữa mhững nơi.

Tổng thời gian làm việc trung bình trong tuần của ông, bao gồm thời gian giao lưu và công tác là 73,5 tiếng (trung bình mhững CEO khác là 62,5 tiếng).

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 1.

Thứ ba

Ông chủ trì 1 số cuộc họp ở trụ sở chính bao gồm cuộc họp bàn về chiến lược nhân viên, phỏng vấn nhân viên, mhững cuộc họp có mhững nhà ngân danh tiếng tư.

33% mhững cuộc họp của ông là có nhóm nhiều người tham dự (mức trung bình của mhững CEO khác: 15%). Tổng thời gian dành cho việc họp của ông chiếm 44% (mhững CEO khác trung bình 51%).

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 2.

Thứ tư

Gentile tiếp tục công việc có những cuộc họp, cuộc hẹn ở trụ sở chính, bao gồm 1 cuộc phỏng vấn có truyền thông, cuộc họp có nhà cung ứng và 6 cuộc họp có nhân viên.

Ông dành 35% thời gian của mình tập trung cho con người và mhững mối quan hệ (mhững CEO khác trung bình dành 25%).

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 3.

Thứ năm

Ông bay đến vùng Trung Tây (Midwest) để gặp hai nhà cung ứng ở khu vực này. Tiếp đó, ông đánh golf có 1 nhà cung ứng ở Oklahoma. Sau đó, có chuyến bay đến đô thị New York. Tổng kết lại ông có 16 chuyến công tác trong 13 tuần.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 4.

Thứ sáu

Ông tham dự cuộc họp có ban hội đồng quản trị trong vòng chưa đầy 3 tiếng và ăn tối có vợ của mình sau khi tan làm.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 5.

Thứ bảy

Ông dành thời gian cho gia đình và xử lý mhững thư điện tử công việc. Gentile trích ra 62% thời gian rảnh của mình cho gia đình (mhững CEO khác trung bình 47%). Trong quá trình khảo sát, thời gian dành cho gia đình thường tập trung vào cuối tuần và mhững kì nghỉ do gia đình ông vẫn chưa chuyển đến Kansas.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 6.

Chủ nhật

Đây vẫn là ngày dành cho gia đình. Sau đó, vào 3:30 phút chiều ông bay đi Scotland công tác.

92% thời gian cuối tuần và 100% thời gian của mhững ngày nghỉ được ông Gentile sử dụng để xử lý 1 số công việc (mức trung bình của mhững CEO khác là 79% và 70%).

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 7.

* Vậy những biện pháp ông học được có giúp ích gì cho chính bản thân ông vào những ngày đầu ngồi trên ghế CEO không?

Vào những ngày đầu, tôi đã phải loay hoay rất lâu để thích ứng có khối lượng công việc tăng đột biến bởi thế. Khi còn làm lãnh đạo bộ phận kinh doanh ở GE, khối lượng công việc của tôi cũng đã rất nhiều. Tuy nhiên, khi trở thành CEO đó lại là 1 câu chuyện khác. Bạn có nhiều trách nhiệm hơn ngoài việc chắc chắn tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn phải chịu trách nhiệm về hình ảnh doanh nghiệp, chịu trách nhiệm có mhững nhà đầu tư, trách nhiệm có ban hội đồng quản trị. Những trách nhiệm này tốn 1 lượng lớn thời gian để giải quyết. Các đề nghị công việc cứ tăng dần và lịch làm việc cũng dần được phủ kín có tốc độ nhanh hơn.

* Ông rút ra được những gì sau 13 tuần khảo sát và theo dõi mhữngh sử dụng thời gian của chính bản thân?

Việc ghi lại và theo dõi sát sao mhữngh chính bản thân sử dụng thời gian, so sánh có mhững CEO khách rất hữu ích đối có tôi. Một vài kết luận từ tìm hiểu khiến tôi rất ngạc nhiên. Ví dụ như tôi ít dành thời gian cho việc báo cáo trực tiếp 1-1 hơn so có mhững CEO khác và tôi không hề hay biết điều đó. Khi tôi chia sẻ kết quả của mình có nhóm tìm hiểu, tôi nhận ra đó là 1 buổi nói chuyện rất hữu ích và hiệu quả. Họ cởi mở và trực tiếp đi vào mhững vấn đề cần thảo luận, thảo luận có tôi.

Email nghe có vẻ máy móc nhưng giúp phản ứng nhanh, gọn có công việc. Trong khi đó, mhững CEO cần phải linh hoạt và làm việc trực tiếp có con người nhiều hơn.

* Ông có thể cho biết nguồn gốc chính bản thân dành ít thời gian cho việc báo cáo trực tiếp so có mhững CEO khác được không?

Tôi thường có thói quen họp có nhóm đông người, từ nhiều phòng ban hoặc ở mhững nơi khác nhau. Do vậy, tôi vẫn chú trọng vào việc báo cáo trực tiếp, họp gặp mặt trực tiếp, chỉ là tôi ít họp trực tiếp 1-1 hơn mhững CEO khác. Hàng tháng, tôi cũng có những cuộc hẹn gặp 1-1 để báo cáo và thảo luận công việc, nhưng tôi bận, đối phương cũng bận nên trợ lý của tôi đã hủy những cuộc hẹn đó để xếp thời gian cho những việc quan trọng hơn. Nhóm tìm hiểu cho rằng nếu tôi dành nhiều thời gian cho mhững cuộc gặp 1-1 thì tôi sẽ dễ sử dụng sức ảnh hưởng của mình hơn cũng như gắn kết hơn có mọi người. Chúng tôi đã có 1 cuộc tranh luận thẳng thắn và cởi mở về vấn đề này. Sau đó, tôi nghe theo lời khuyên của họ, bắt đầu ngưng hủy những cuộc hẹn 1-1. Tôi sẽ chờ xem liệu sự mhữngh tân này có mang lại kết quả tốt hay không. Họ cũng gợi ý có tôi về việc tận dụng những chuyến công tác để có những cuộc thảo luận 1-1 có đối phương. Trụ sở của chúng tôi ở Wichita là nơi có rất ít các con phố bay và dịch vụ hàng không nên chúng tôi thường lưu thông đến đó bằng chuyên cơ riêng. Đây có thể là 1 thời cơ tốt để sắp xếp những cuộc thảo luận 1-1 trên mhững chuyến bay này.

* Ngoài những vấn đề chúng ta đã thảo luận ở trên, mhững số liệu còn đưa ra những kết quả nào khác không?

Các số liệu cho thấy mhững cuộc họp của tôi thường kéo dài 1-2 tiếng. Tuy nhiên tin tốt là tôi không có quá nhiều mhững cuộc họp kéo dài 6-7 tiếng và tôi có ít cuộc họp dài hơn mhững CEO cộng tham dự khảo sát. Tuy nhiên, trong buổi phỏng vấn, Porter và Nohria đã hỏi tôi 1 câu khá hay: “Tại sao chúng ta cần tới 1 tiếng để họp? Tại sao chẳng thể họp trong 45 phút hoặc ít hơn?”. Do đó, tôi đã thử việc có những cuộc họp dài 45 phút, ví dụ như cuộc họp từ 1:15 tới 2:00 chiều. Để tránh bị lố giờ, tôi đã dặn trợ lý của mình báo cho chúng tôi biết khi còn 5 phút nữa là hết thời gian họp để mọi người có thời gian tổng kết lại và kết thúc họp đúng giờ. Sau đó, tôi nhận ra rằng việc họp kéo dài quá lâu sẽ ảnh hưởng đến lịch trình của toàn bộ mọi người.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 8.

Ông Tom Gentile, CEO của Spirit AeroSystem. Ảnh: The Business Journals.

* Ngoài ra, mhững số liệu cho thấy ông dành rất nhiều thời gian cho thư điện tử, liệu có vấn đề gì bất tiện có công việc khi dành nhiều thời gian trả lời và soạn mail không?

Thực ra, phía HBS và tôi đã nói rất nhiều về vấn đề thư điện tử. Đúng là tôi dành nhiều thời gian cho thư điện tử thật. Email nghe có vẻ máy móc nhưng giúp phản ứng nhanh, gọn có công việc. Trong khi đó, mhững CEO cần phải linh hoạt và làm việc trực tiếp có con người nhiều hơn. Giáo sư Porter và Dean Nohria – người đã dạy tôi môn hành vi tổ chức khi tôi còn học ở HBS – đã khuyên tôi nên dành thời gian làm việc trực tiếp có mọi người nhiều hơn, đi giám sát công việc nhiều hơn. Đây là 1 trong những điều quan trọng tôi rút ra được nhờ công trình tìm hiểu này. Bên cạnh đó, tôi cũng được khuyên là nên dành nhiều thời gian làm việc 1 mình hơn, suy nghĩ độc lập và chủ động hơn. Khoảng thời gian trống của tôi không có nhiều và tôi thường chỉ ở lì trong văn phòng của mình. Ở lì trong văn phòng là thói quen rồi, nó rất khó bỏ, nhưng tôi vẫn đang gắng sức để mhữngh tân. Gần đó, tôi đã lưu thông trong doanh nghiệp nhiều hơn, tiếp xúc có mọi người nhiều hơn.

* Vậy theo ông mhững CEO có thực sự cần nhiều thời gian làm việc 1 mình không? Và ông có nghĩ đến công việc trong những khi nhàn rỗi không – ví dụ như khi lái xe hoặc tập thể dục, hoặc trong thời gian chờ mhững chuyến bay của mình?

Tôi có nghĩ đến công việc khi lái xe hoặc trên những chuyến xe. Việc dành thời gian tự ngẫm lại rất có hiệu quả. Đôi khi những ý tưởng hay ho của tôi đều đến từ những giây phút tự ngẫm đó. Tuy nhiên khuyến nghị của Porter và Nohria không chỉ dừng lại ở việc tự ngẫm mà còn mở rộng ra việc chừa thời gian trống để có thể linh hoạt để xử lý những sự kiện, tình huống đột xuất xảy ra.

Việc dành thời gian tự ngẫm lại rất có hiệu quả. Đôi khi những ý tưởng hay ho của tôi đều đến từ những giây phút tự ngẫm đó.

* Trợ lý riêng của ông có hỗ trợ gì để ngăn hiện trạng lịch trình bị quá tải không?

Một điều mà tôi học được sau cuộc khảo sát này là trợ lý của khách mua phải trở thành 1 người đồng hành chiến lược. Hiện ở tôi đang gắng sức dành thời gian để thảo luận có trợ lý của mình không ngừng nghỉ hơn về lịch trình, chắc chắn cô ấy nắm được thứ tự ưu tiên công việc của tôi. Bên cạnh đó, cô ấy cũng giúp 1 số việc để lịch trình của tôi không bị xáo trộn. Chẳng hạn như, cô ấy set private Outlook của tôi để chắc chắn không có ai chiếm lấy thời gian rảnh đã được lên lịch sẵn. Như tôi đã nói ở trên, vấn đề của tôi là không chịu ra khỏi văn phòng, nên cô ấy đã sắp xếp những cuộc họp ở văn phòng của đối tác hoặc phòng ban khác. Điều này buộc tôi phải ra khỏi “cái hộp” của mình. Cô ấy cũng lên lịch cho bữa trưa của tôi. Tôi thường dành nửa tiếng để ăn trưa. Điều này là 1 thói quen lành mạnh, giúp tôi không bỏ bữa, chắc chắn chất lượng sức khỏe. Hơn nữa, thời gian nửa tiếng ăn trưa tôi cũng có thể hẹn ai đó để trò chuyện.

* Nói đến thói quen lành mạnh, ông có lo lắng khi báo cáo nói rằng ông không dành thời gian nhiều cho việc rèn luyện sức khỏe không?

Có chứ, tôi cũng hơi lo lắng về chuyện đó. Nhưng mà nhờ vậy nên tôi nhận ra được vấn đề của mình và đang gắng sức xếp thêm lịch cho việc tập thể dục. Trong thời gian khảo sát, tôi chỉ dành 4% thời gian cá nhân để tập thể dục, mức này thấp hơn so có số liệu trung bình. Nói thật thì 4% đối có tôi là gắng sức lắm rồi, tôi còn sợ chỉ số chỉ có 0% thôi. Báo cáo cũng chỉ ra rằng tôi không dành nhiều thời gian cho mhững sở thích cá nhân. Tại thời điểm này, sở thích duy nhất của tôi là chơi golf. Tôi thường chơi có khách mua hoặc trong mhững sự kiện. Ngoài ra tôi cũng không tự đi chơi golf vào thời gian rảnh.

Những điều ông Tom Gentile đúc kết lại

Thời gian cho thư điện tử

Trong 13 tuần khảo sát, ông Gentile đã dành 137 tiếng để làm việc qua thư điện tử. Sau khi thảo luận có mhững chuyên gia, ông nhận ra rằng đó không phải mhữngh hợp lý để xử lý công việc hiệu quả. Do đó, ông đang bắt đầu dành nhiều thời gian hơn cho việc xử lý công việc trực tiếp, không thông qua thư điện tử.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 9.

Thời gian cá nhân

65% thời gian cá nhân của ông Gentile thường thấp hơn 30 phút/ ngày. Do vậy ông đang gắng sức dành nhiều thời gian để làm việc độc lập, cũng như có thêm thời gian để ngẫm nghĩ và rà soát lại công việc.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 10.

Họp, thảo luận trực tiếp 1-1

Ông Gentile chỉ sử dụng 5% thời gian của mình để nghe báo cáo trực tiếp, 16% mhững cuộc họp của ông là cuộc họp 1-1 (mhững CEO khác là 21% và 42%). Sau khi biết được điều này, ông đang dần ngưng hủy mhững cuộc họp 1-1 hàng tháng có mhững nhân viên cao cấp của mình.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 11.

Họp mặt đối tác

Ông dành thời gian gặp khách mua nhiều gấp đôi và thời gian gặp mhững nhà cung ứng nhiều hơn gấp 7 lần so có số thời gian trung bình của mhững CEO khác. Điều này là 1 dấu hiệu tốt nên Gentile vẫn sẽ tiếp tục phát huy mhữngh sắp xếp này.

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 5: Câu chuyện quản lý thời gian của 1 CEO - Ảnh 12.

* Ông dành thời gian làm việc có khách mua nhiều hơn so có mhững CEO khác. Vậy ông đã phải cắt bớt những vận hành nào để có thể dành nhiều thời gian hơn cho mhững khách mua?

Tôi có thói quen tập trung vào khách mua là nhờ những năm làm việc ở GE – mhững vị lãnh đạo bên đó dành rất nhiều thời gian cho khách mua của mình. Jeff Immelt là 1 hình mẫu hoàn hảo cho việc tập trung vào khách mua của mình. Ngành kinh doanh của doanh nghiệp chúng tôi thường có nhiều sự kiện và mhững cuộc họp hiệp hội, triển lãm hàng không – đó là những dịp thuận lợi để gặp gỡ nhiều người và khách mua. Gặp gỡ họ ở mhững sự kiện bởi thế đồng nghĩa có việc thời gian tôi ở văn phòng ít hơn, team của tôi sẽ phải tự làm việc nhiều hơn, nhưng bởi thế cũng ổn.

* Cuối cộng, ông có điều gì muốn nhắn nhủ mhững nhà lãnh đạo tương lai về việc quản lý thời gian không?

Hãy nghĩ về thời gian như đang lên 1 chiến lược, vì bản chất thời gian là 1 phần của chiến lược rồi. Quản lý thời gian không phải là 1 loại bản năng tự trồi lên khi khách mua cần. Để có thể quản lý thời gian hiệu quả khách mua cần phải đi từ mhững đầu việc ưu tiên nhiều nhất đến thấp nhất, linh hoạt và chủ động điều chỉnh. Đồng thời cũng không nên tùy thuộc quá nhiều vào thời gian biểu và lịch trình, chính bản thân khách mua cũng phải phát triển thành linh hoạt hơn. Cuối cộng, dù công nghệ phát triển nhưng vẫn không nên xem nhẹ tầm quan trọng của việc làm việc trực tiếp giữa người có người, điều này sẽ giải quyết công việc trực tiếp và kịp thời hơn so có dùng thư điện tử.

Hãy nghĩ về thời gian như đang lên 1 chiến lược, vì bản chất thời gian là 1 phần của chiến lược rồi.

Theo Thu Nga

Brands Vietnam/Michael E. Porter & Nitin Nohria / HBR

Bạn đang xem chuyên mục tin tuc tong hop waterinasuites.info của https://waterinasuites.info

Tìm hiểu thêm tài liệu:

==> Cho thuê Vinhomes Central Park Tân Cảng Bình Thạnh giá rẻ
==> Cho thuê Vinhomes Golden River Ba Son Quận 1 giá rẻ
==> Dự án Căn hộ De La Sol Capitaland
==> Dự án SwanBay Đại Phước
==> Dự án Swan Park Nhơn Trạch Đồng nai

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *